Päätöksentekijöiden välistä vuorovaikutusta parannettava Kotkassa

Viime vuosi oli kotkalaisen päätöksenteon kannalta todella sekava vuosi. Kaupungin päätöksenteon toimivuus on kaiken toiminnan lähtökohta, johon tulee kiinnittää huomiota.

Pahoittelen, jos olen omalta osaltani ollut luomassa vastakkainasettelua virkamiesten ja luottamushenkilöiden välillä. En ole tehnyt sitä tarkoituksella, vaan olen vilpittömästi koettanut puuttua ja löytää ratkaisuja niihin epäkohtiin, joita hallinnossa olen nähnyt.

Asiat eivät muutu puhumalla, vaan toimimalla. Esitykseni sisäisestä tarkastuksesta ei ole tarkoitettu ajojahdiksi ketään tai mitään kohtaan. Se on oikea ja luonnollinen väline kehittää hallintoa. 

Mietin pitkään, miten voisimme valtuutettuina parantaa omaa toimintaamme? Valtuusto kun päättää niin kuin sen enemmistö parhaakseen katsoo. Toiminnan parantamisessa kyse ei voi olla siitä mitä päätämme, vaan siitä miten päätämme.

Asioiden käsittely etenee meille jaetun esityslistan mukaisesti. Kokoonnumme yhteen tiedonantokokouksessa, jossa meillä on mahdollisuus esittää muutamia kysymyksiä virkamiehille. Sen jälkeen muodostamme asioihin kantamme ryhmissä. Ryhmien johtajat neuvottelevat keskenään, jonka jälkeen lopulliset kannat lyödään lukkoon.

Viime vuoden kokouksissa syntyi tilanteita, joissa vielä valtuustossa tuli sellaista uutta tietoa ilmi, että ryhmät joutuivat tekemään muille yllättäviä esityksiä. Päätökset tehdään olemassa olevaan tietoon perustuen, jonka pohjalta kannat muodostetaan. Jos tieto muuttuu, saattaa muuttua kannatkin. 

Olen ymmärtänyt, että suurelta osalta tämä valtuustoryhmien ja toisaalta virkamiehien välinen konfliktiherkkyys johtuu siitä, että meidän keskinäinen vuorovaikutus ei toimi. Se ei toimi valtuutettujen välillä, eikä se toimi luottamushenkilöiden ja virkamiesten välillä. 

Saamme asiat kohtuullisen suppeasti esitettyinä listoilla, eikä varsinaista yleistä ja vapaata ajatuksenvaihtoa valtuutettujen ja virkamiesten kesken tapahdu. Asioita pallotellaan omissa poteroissa, joista tieto vaihtuu ryhmyreiden välillä. Rikkinäisen puhelimen efektiä ei voi välttää. 

Pikainen helpotus tähän ongelmaan tulisi tiedonantokokouksien pidentämisellä. Kokouksissa aika on loppunut lähestulkoon aina kesken. Tunti ei riitä yhden tärkeän aiheen esittelyyn, siitä keskustelemiseen sekä kyselytuntiin. Tiedonantokokouksien pidentäminen esim. yhdellä tunnilla lisäisi asioiden perusteellisempaa käsittelyä, jonka pohjalta olisi valtuutetuilla paremmat eväät mielipiteensä muodostamiseen. 

Toivon vuodelle 2015 kaikkien osalta parempaa vuorovaikutusta. Omalta osaltani lupaan astua ulos poterostani ja lisätä henkilökohtaista kohtaamista niin virkamiesten kuin valtuutettujenkin kanssa.